Systematiskt kvalitetsarbete

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Dialog DV är utförare av daglig verksamhet enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade på uppdrag av kommun. Utförare har ett eget ansvar att upprätta ett ledningssystem för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Dessa riktlinjer är framtagna i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 och beskriver daglig verksamhets ledningssystem. Ledningssystemet kommer att uppdateras kontinuerligt, till exempel när lagar, föreskrifter eller verksamheten förändras.
 
För att säkerställa att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt behövs ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ett ledningssystem hjälper en verksamhet att strukturerat arbeta med att förbättra verksamhetens kvalitet och uppnå de krav och mål som ställs enligt lagar och föreskrifter. Syftet är att förebygga händelser som kan leda till vård skador, missförhållanden eller andra avvikelser, samt erbjuda den enskilde insatser av god kvalitet. Den enskilde har rätt att få adekvat stöd och hjälp samt ett gott bemötande.
Med stöd av ledningssystemet kan en verksamhet:

• Planera
• Leda
• Kontrollera
• Följa upp
• Utvärdera

 
1.0 Kvalitet
Socialstyrelsen definierar kvalitet på följande sätt:
Att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter(2 kap. 1 § SOSFS 2011:9).
 
Definitionen av kvalitet utgör grunden för ett ledningssystem. För att en verksamhet ska kunna avgöra om den utför insatser av god kvalitet behövs en kartläggning av verksamheten som bedrivs och de krav och mål som finns i lagar och föreskrifter som reglerar just den verksamheten.
 
1.1 Lagar och föreskrifter
De lagar och föreskrifter som styr daglig verksamhet på Dialog DV är:
Lagen om stöd och service till visa funktionshindrade (LSS) Hälso- och sjukvårdslag (HSL)
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Förvaltningslagen (FL) Personuppgiftslagen (PUL)
SOSFS 2011: 9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
SOSFS 2014: 5 Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS
2011: 5 Lex Sarah

1.2 Övriga styrdokument
Övriga styrdokument som är del av Dialog DV:s ledningssystem:
Örebro kommuns riktlinjer och policy
Dialog DV:s styrdokument (rutiner och handlingsplaner)
FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning
 
1.3 Kvalitet för daglig verksamhet
God kvalitet inom daglig verksamhet kännetecknas av:

• Delaktighet
• Gott bemötande
• Tillgänglighet
• Trygghet
• Meningsfulla aktiviteter som leder mot ett självständigt liv
• Personal har lämplig utbildning och goda arbetsförhållanden
• Säker dokumentation
• Individens behov och integritet tillgodoses
• Gott samarbete
• Systematiskt förbättringsarbete

 
För att insatser inom Dialog DV ska vara av god kvalitet ska de utformas så att den enskildes förmåga, kompetens och önskemål tas tillvara. Den enskilde har rätt till inflytande, integritet och delaktighet och insatserna utförs i samråd med den enskilde. Verksamheten ska ta hänsyn till varje unik person utifrån kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.
Verksamheten på Dialog DV ska bygga på ett förhållningssätt i enlighet med evidensbaserad praktik. Det innebär att insatserna ska utformas i utifrån bästa tillgängliga kunskap, medarbetarnas erfarenheter och den enskildes önskemål och erfarenheter.
 
2.0 Organisation och styrning
Dialog DV är ett aktiebolag och utförare av daglig verksamhet enligt LSS och i enlighet med LOV (Lagen om valfrihet) i Örebro kommun.
 
2.1 Styrning
Dialog DV leds av en verksamhetsansvarig och medarbetare med olika roller och uppdrag. Verksamhetsansvarig har övergripande ansvar för hela verksamheten. Utöver det som ingår per roll och uppdragsbeskrivning, kan en del uppdrag delegeras av verksamhetsansvarige till medarbetare med motsvarande kompetens. Inom ramar för styrning, av specifika områden inom verksamheten, ingår även ett deltagarråd som är representativ för deltagare inom daglig verksamhet på Dialog DV.

2.2 Organisation
Dialog DV som organisation och aktiebolag styrs av en styrelse med ledamot och suppleant.
För verksamheten ansvarar en verksamhetsansvarig.
Anställda på Dialog DV är stödpedagoger, stödass​istenter, arbetskonsulenter, arbetscoacher.

3.0 Processer och rutiner
Processer och rutiner är del av daglig verksamhets kvalitetsarbete och arbetet pågår fortlöpande med att identifiera nya och uppdatera gamla. Processbeskrivningar (handlingsplaner) innehåller de aktiviteter som ingår i en viss process och en rutinbeskrivning beskriver tillvägagångssättet för hur en aktivitet ska utföras och hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten.
Processer/handlingsplaner och rutiner för bl a samverkan, riskanalyser, avvikelser, synpunktshantering, egenkontroll, mm återfinns i vårtLedningssystem.

4.0 Ansvarsfördelning
För att daglig verksamhet ska kunna arbeta systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten krävs en tydlig ansvarsfördelning. För mer detaljerad beskrivning av uppdrag, roll och ansvar finns separat dokumentation per roll/uppdrag.
 
4.1 Verksamhetsansvarig

• Har det övergripande ansvaret för att leda, planera, kontrollera, följa upp kvalitetsarbetet inom verksamheten
• Ansvarar för utformning och uppdatering av Dialog DV:s ledningssystem
• Ansvarar för utveckling av verksamheten
• Ansvarar för att personal är delaktiga i, har kunskap om och följer kvalitetsledningssystemet

4.2 Medarbetare
Som medarbetare på daglig verksamhet förväntas en:

• Arbeta enligt fastställda processer och rutiner
• Medverka i verksamhetens aktiviteter i kvalitetsarbetet
• Löpande dokumentera, följa upp och utvärdera sitt arbete
• Löpande rapportera avvikelser och brister enligt Lex Sarah
• I övrigt följa de riktlinjer som finns

 
5.0 Samverkan
Dialog DV ingår skriftliga avtal om samarbete med de företag som tar emot enskilda placeringar. All annan samverkan, ta del av Samverkan internt och externt.

6.0 Systematiskt förbättringsarbete
6.1 Riskanalyser
Alla anställda inom Dialog DV verksamheten har ansvar att kontinuerlig observera, kartlägga, definiera, samordna, åtgärda och följa upp brister och förändringar inom verksamheten och som berör verksamhetens kvalitet. Detta genom det dagliga arbetet och genom en stående punkt på dagordningen inför APT (Arbetsplatsträff). Handlingsplan ska finnas som ett levande dokument av vilket framgår Vad, Hur, Vem När och uppföljning sker kontinuerlig eller via APT. Verksamhetsansvarige leder och ansvarar för att riskanalysen sammanställs och dokumenteras.
 
6.2 Egenkontroll
Systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Den som bedriver verksamhet enligt LSS ska utöva egen kontroll och det ska utföras med den frekvens och omfattning som krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. Se Internkontrollplan.

6.3 Avvikelser
Alla avvikelser som upptäcks inom verksamheten eller klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet som inkommer från andra till exempel anhöriga, andra vårdgivare eller myndigheter, ska sammanställas och utredas. Vid analys ska beslut fattas om eventuella åtgärder. Om möjligt ska även återkoppling till den som rapporterat avvikelsen göras. Ta del av Synpunkter och klagomål & Avvikelserapportering.
 
Att rapportera vård skador, risker för vård skador, missförhållanden eller allvarliga risker för missförhållanden är en lagreglerad skyldighet. Var och en som fullgör uppgifter inom daglig verksamhet är skyldig att rapportera om hen uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande, eller en påtaglig risk för missförhållanden, som rör den som får, eller kan komma i fråga för, insatser inom verksamheten.
Klagomål och synpunkter samt avvikelser i verksamheten hanteras dels fortlöpande, dels så sammanställs de tillsammans med Lex Sara rapporter vid årets slut. Resultatet sammanfattas sedan i kvalitetsberättelsen.
 
6.4 Förbättrande åtgärder
Direkta och nödvändiga åtgärder vidtas alltid när händelser har inträffat. Vid varje APT föredras och sammanställs händelser av betydelse från riskanalys, avvikelser, synpunktshantering, Lex Sarah samt egenkontroll. Arbetsgruppen i ledning av verksamhetsansvarig analyserar och försöker upptäcka mönster. Det kan resultera i nya processer och rutiner eller att gamla uppdateras.

7.0 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet
Var och en som fullgör uppgifter inom verksamhet enligt LSS är skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete.
Medarbetarna på Dialog DV ska:

• Upprätta och följa upp genomförandeplaner för deltagarna i daglig verksamhet
• Delta i diverse inflytandearbetet i brukarrådet
• Genomföra och följa upp åtgärder från riskanalysen och förbättringsarbetet

8.0 Dokumentationsskyldighet
All dokumentation rörande den enskilde sker i kommuns verksamhetssystem. Dokumentation av riskanalys och förbättringsarbete sker fortlöpande på sammanställningsblad/handlingsplan och i slutet av året skrivs en kvalitetsberättelse som svarar mot de allmänna råden i SOSFS 2011:9.
 
Socialstyrelsens allmänna råd
Den som bedriver verksamhet enligt LSS bör med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse av vilken det bör framgå:

• hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår
• vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet
• vilka resultat som har uppnåtts

 
Berättelsen bör ha en sådan detaljeringsgrad så att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. Berättelsen bör hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den.